Tema 2 - Desarrollo de Proyectos

Introducción

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    La gestión de proyectos también conocida como gerencia o administración de proyectos es la disciplina de planificar, captar, dinamizar y organizar talentos y administrar recursos, de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido para desarrollar todo el proyecto dentro del alcance, tiempo, y costo definidos, sin stress y buen clima interpersonal. Lo cual requiere liderar los talentos, y evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto -bien o servicio- también único -o una serie de ellos- con objetivos y metas también pre-definidos.

Otras denominaciones equivalentes: gerencia o gestión de proyectos, gestión integral de proyectos, dirección integrada de proyectos, etc....

Para lograr la realización de un proyecto es muy importante que se lleven a cabo una serie de pasos y procedimientos de investigación, los cuales permitirán abrir aún más las perspectivas que tenemos de dicho proyecto. La ejecución clara y objetiva de estos procedimientos de investigación son las que nos permitirán obtener un enfoque claro de lo que deseamos obtener y como lo habremos de lograr.

 

    El desarrollo de proyectos es una parte fundamental para toda empresa u organización que desea obtener éxito en las áreas que involucran un proyecto. Para llevar a cabo el desarrollo de un proyecto nos planteamos algunas preguntas: ¿existe un problema?, ¿cual es el problema?, ¿como se realizan los procesos actuales?, etc. La aclaración de estos aspectos permitirá obtener una visión mas clara de los problemas que serán resueltos con la realización del proyecto.

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1.1 Elementos para identificar posibles proyectos

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Definición de Proyecto.

    Es la integración de una serie de procedimientos y actividades haciendo uso de una metodología definida que permita lograr los objetivos y metas de la manera mas eficiente y efectiva.

Motivos de un Proyecto.

    Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuación:

Cambios Demográficos.- Se refiere a cambios en la distribución de grupos humanos dentro de una entidad.

Micro mercados.- Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.

Volatilidad Corporativa.- Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

Control de Costos.- Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.

Consumismo.- es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus consumidores.

Crisis Educativas.- Es la necesidad de trabajar con empleados quienes cuentan con un desintegrado sistema educacional.

Ambientalismo.- Es la necesidad para reaccionar a los cambios del medio, así como el crecimiento que este genera.

Calidad.- Se refiere al mejoramiento del producto final.

Globalización.- Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.

Regularizaciones.- Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados por acciones gubernamentales. Por ej. Las leyes y los impuestos.

Elementos para identificar posibles Proyectos

Problemas con algún elemento actual.- Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algún incremento, reducción de gastos, etc.

Deseos de explotar nuevas necesidades.- Nuevos mercados, nueva producción, más formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de información.

Incremento de la competencia.- Nuevas características en los competidores, mejorar un servicio o un producto.

Hacer mas efectivo el uso de la información.- Nueva información, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

Crecimiento organizacional.- Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

Unión o adquisición corporativa.- Consolidación de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades redundantes.

Cambios en el ambiente o en el mercado.- Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima.

1.2 Métodos y etapas del Desarrollo de Proyectos

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MÉTODOS PARA ANALIZAR NECESIDADES.

Análisis Creativo.

    Involucra la investigación de nuevas alternativas para solucionar los problemas actuales. Se identifican métodos innovativos (nuevos o anteriores ) para resolverlo.

Análisis Crítico.

    Significa tener una actitud escéptica y dudosa, requiere cuestionamientos para establecer cuando los elementos deben significar más eficiencia y efectividad. Se consideran 2 pasos:

1.- Ir más allá de la automatización de sistemas.

2.- Cuestionar establecimientos y asumisiones.

ETAPAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS.

Detección de Necesidades.

    Consiste en determinar que algún elemento (procesos, equipos, personas, etc. ) no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que manifieste la necesidad.

Definición del Problema.

    Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un proyecto.

Definición de Factibilidad.

    Consiste en definir el nivel de factibilidad (posibilidades de éxito ) para conseguir la solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son:

• Operacional.
• Técnico.
• Económico.
• Calendarización.

Planeación del Proyecto.

    Consiste en explicar como será la delimitación del problema, justificando el planteamiento de los objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los niveles o etapas del desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el control que se llevará a cabo.

Elaboración del  Proyecto.

    Consiste en definir el diseño, la elaboración de módulos y la integración de todos los elementos. Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y técnicas de análisis de resultados para determinar una posible evaluación al final del proyecto.

Documentación.

Consiste en explicar como están compuestos los manuales técnicos y de usuario del proyecto.

Unidad II

Definición del Problema

.1 Creatividad e Innovación

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    Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u organización, debemos de definir las áreas sobre las cuales sera planteada la solución para los requerimientos; esta solución debe de estar delimitada de acuerdo a los parámetros que proporcionen los problemas y no abarcar mas allá de los que indica una posible solución.

    Esta etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes:

        1.- Determinar el alcance y los objetivos.

        2.- Crear una visión.

        3.- Adoptar una metodología en la planeación.

        4.- Organizar y definir los recursos necesarios.

        5.- Definir el equipo de trabajo.

        6.- Preparar un plan de trabajo.

        7.- Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

Creatividad e Innovación

    El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino también consiste en definir la mejor solución posible tomando como base aspectos que sean considerados como únicos o específicos para la solución. Para estos procesos se considera importante la aplicación de la creatividad e innovación en la solución de los problemas.

Innovación

    Es una herramienta que permite aprovechar los cambios como una oportunidad para generar soluciones no existentes.

Creatividad

    Es el proceso de definir y elaborar aspectos nuevos tomando como herramienta la innovación. Con la creatividad provocamos elementos nuevos cuyas características no son conocidas.

FUENTES DE INNOVACIÓN

Inventos Inesperados

    En algunas ocasiones existen sucesos extraordinarios y que no son parte de una planeación previa, generalmente son eventos o actividades que existen pero que no se manifiestan hasta el momento en que se les toma en cuenta.

Incongruencias

    Se refiere a dar por cierto un conocimiento que en la práctica algunas veces no es así, los conceptos que se aplican en teoría pudieran tomarse como algo contrario a lo que vemos cotidianamente.

Necesidades o Cambios

    Todas las organizaciones en el medio ambiente se encuentran en constante cambio y alguno de ellos puede ocacionar resultados diferentes a los que comúnmente ocurren lo que se traduce en probables necesidades y cambios.

2.2 Técnicas de reto de ideas y de análisis de errores

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Técnica de reto de ideas

     una técnica creada con la finalidad de ayudar a definir alternativas de solución para algunos problemas.

El procedimiento recomendado es el siguiente:

• Explorar el problema.

    Situación, idea o concepto y analizar sus características.

       Elaborar  preguntas como:

       ¿Que objetivos cumple?

       ¿Que factores intervienen en su funcionamiento?

       ¿Como opera?

       ¿Es Útil?

       ¿Es Funcional?

       ¿Y Como debería de ser?

• b) Seleccionar una situación y retarla.

• c) Contestar las preguntas :

       ¿Por qué es así?

       ¿Puede ser de otra manera?

       ¿Qué opciones se tienen para generar una manera diferente de ver el asunto?

• d) Sugerir alternativas de solución.

Técnicas de análisis de errores 
 

   Es otro tipo de procedimientos que ayudan a detectar deficiencias en una idea, situación o concepto. La manera de utilizar esa técnica es siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

a) Definir el problema, idea, situación o concepto.

b) Identificar posibles errores.

c) Pensar la manera de corregirlos.

d) Analizar las alternativas de corrección y sugerir las que sean factibles.

2.3 Estrategias para el desarrollo de Inventivas

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    El uso de una estrategia que nos permita obtener la mejor solución posible implica aplicar conceptos novedosos y únicos en la solución de nuestro problema, la técnica mas utilizada dentro del desarrollo de proyectos es la estrategia de inventiva. Se inicia con el análisis de la situación, que equivale a la exploración del problema y posibles aspectos que intervengan e influyan en el mismo. La segunda fase corresponde a seleccionar todas la ideas del proceso de análisis, evaluarlos y seleccionar las mejores que cumplan con el enfoque con el cual queremos solucionar el problema.

    La fase de generación de ideas corresponde a todo el trabajo que se desarrolla para particularizar las situaciones de solución de los problemas. Generalmente en este paso se realizan las investigaciones necesarias (bibliográfica, de campo, de casos, etc. ).

     La última fase toma 2 caminos que pueden ser utilizados como complementos o vías únicas dentro del desarrollo del proyecto. Estas alternativas indican la posibilidad de diseñar algo nuevo, o bien basar la solución en un diseño existente y mejorarlo.

Necesidades

Definición del Problema

    1.- Determinar metas y  Objetivos.

·  Definir el alcance del problema.

·  Evaluar características favorables y desfavorables.

·  Entender las metas y objetivos de la empresa con respecto a los requerimientos y expectativas de crecimiento.

·  Lista y definición de los objetivos y metas que se buscan.

·  Revisar posibles factores de éxito o fracaso.

·  Planear un calendario inicial.
 

    2.- Crear una Visión  Inicial.

·  Revisar, recopilar, leer todas las fuentes de información de la empresa.

·  determinar la influencia de los objetivos.

·  Visita a otras empresas.

·  Formular una visión que muestre el objetivo (Datos / Sistema), y el ambiente con las oportunidades y objetivos previos.

·  Hacer promesas razones para generar entusiasmo y soporte.

    3.- Adoptar una Metodología.

·  Formular y estar de acuerdo con los principios esenciales y los requerimientos de una metodología.

·  Evaluar los métodos de planeación actuales y los estándares de la organización.

·  Aprender y familiarizarse con los tipos de metodología.

·  Seleccionar una metodología y tener referencias de ella.

·  Implantar la metodología en el proyecto.

·  Generar una tabla preliminar de contenido.
 

    4.- Disponer de los Recursos Suficientes.

·  Experiencia.

·  Material físico.

·  Material tangible (conocimientos, ideas, etc.).

·  Documentación (bibliografía, material disponible).

·  Recursos humanos.

·  Recursos financieros.

    5.- Crear un Equipo de Trabajo.

    Es uno de los pasos mas importantes del proceso de planeación. Debe existir acuerdo en la selección de las herramientas y metodología para evitar ineficiencias que impidan al equipo de trabajo progresar y concebir el objetivo deseado.

Existen 4 puntos importantes:

    1.- Debe de haber un líder.

    2.- Los miembros del equipo deben de ser creíbles y acreditados.

    3.- Los miembros del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas.

    4.- Debe existir múltiple cooperación y compañerismo. 
  
 

Pasos a seguir :

    1.- Determinar las tareas a llevar a cabo.

    2.- Estimar esfuerzos.

    3.- Estimar el número de gente requerida.

    4.- Especificar los roles y responsabilidades de cada miembro.

    5.- Seleccionar el personal apropiado con las tareas y trabajos a llevar a cabo con el paso de la  metodología.

    6.- Sesiones de entrenamiento y capacitación requerida al hacer comprender la metodología.

    7.- Tener un espacio de trabajo.

   8.- Seleccionar consultas externas. 
  
 

    6.- Preparar un Plan de Trabajo.

    El plan de trabajo se refiere a la calendarizacion y planeación de todas las actividades que deben de realizar los miembros del equipo para llevar a cabo el proyecto. Es importante que cada actividad sea referenciada para ser terminada en el tiempo señalado. Un buen plan de trabajo debe de ser realizado por el líder ( generalmente ) y analizado o completado por los miembros del equipo.

Un plan de trabajo generalmente contiene los siguientes aspectos:

• Introducción.
• Descripción de tareas.
• Duración esperada, esfuerzos estimados.
• Diagramas de Grantt y resumen del calendario.
• Responsabilidades diarias / semanales.
• Status de proyectos.

Pasos a seguir:

    1.- Tener completos los pasos iniciales.

    2.- Considerar la subdivision en subproyectos.

    3.- Listar todas las fases y pasos de metodología con su asignación a los miembros del equipo.

    4.- Estimar duración de cada paso y determinar el inicio de cada actividad considerando los recursos asignados.

    5.- Establecer un control para el Status del proyecto.

    6.- Construir situaciones de contingencia ( Que pasa si ).

    7.- Estimar el impacto de costos y presupuestos.

    8.- Distribuir el plan a cada miembro. 
  
 

7.- Obtener / Confirmar las Obligaciones o Responsabilidades

    El proyecto diseñado es una idea tangible que resulta en un plan, sin embargo, es necesario que las actividades que compongan a ese plan tengan la aprobación de los niveles superiores. Por ej. cuando se trata de un proyecto tecnológico ( Sistema de Información ) este abarca a muchas areas estratégicas de la empresa, por lo que no seria posible si no se esta de acuerdo en esos niveles.

Los objetivos que se buscan en esta etapa se mencionan a continuación:

• Presentar el material desarrollado.
• Realizar juntas y presentaciones con los administradores.
• Presentar hoja de actividades que confirmen el entendimiento de los objetivos y metas iniciales además del resultado final.
• Confirmación por escrito del inicio o continuidad de la empresa.
• Proporcionar un proyecto que fortalezca a la empresa.

Pasos a seguir:

    1.- Planear el acercamiento a los administradores.

    2.- Tener juntas informales con los ejecutivos para revisar objetivos, alcance potencial y otros factores         críticos.

    3.- Preparar y entregar presentaciones a nivel ejecutivo.

    4.- Escuchar cuidadosamente la retroalimentación y discutir sus preguntas.

    5.- Resolver aspectos dudosos y no comprendidos, además de discutir, sobre los recursos necesarios.

    6.- Obtener aprobación para proceder en el p[proyecto.

    7.- Publicar o anunciar el acuerdo logrado. 

Unidad III

Estudio de Factibilidad

3.1 Determinación de la Factibilidad

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    Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

• Operativo.
• Técnico.
• Económico.

    El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Estudio de Factibilidad.

    Sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.

Objetivo de un Estudio de Factibilidad.

    1.- Auxiliar a una organización a lograr sus objetivos.

    2.- Cubrir las metas con los recursos actuales en las siguientes áreas.

a). Factibilidad Técnica.

    - Mejora del sistema actual.

    - Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.

b).- Factibilidad Económica.

    - Tiempo del analista.

    - Costo de estudio.

    - Costo del tiempo del personal.

    - Costo del tiempo.

    - Costo del desarrollo / adquisición.

c).- Factibilidad Operativa.

    - Operación garantizada.

    - Uso garantizado.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS.

    La investigación de factibilidad en un proyecto que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.

    En  las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los siguientes:

• Reducción de errores y mayor precisión en los procesos.
• Reducción de costos mediante la optimizacion o eliminación de recursos no necesarios.
• Integración de todas la areas y subsistemas de la empresa.
• Actualización y mejoramiento de los servicios a clientes o usuarios.
• Aceleración en la recopilación de datos.
• Reducción en el tiempo de procesamiento y ejecución de tareas.
• Automatización optima de procedimientos manuales.

3.2 Recursos de los estudios de Factibilidad

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    La determinación de los recursos para un estudio de factibilidad sigue el mismo patron considerado por los objetivos vistos anteriormente, el cual deberá revisarse y evaluarse si se llega a realizar un proyecto. estos recursos se analizan en función de tres aspectos:

• Operativos.
• Técnicos.
• Económicos.

Factibilidad Operativa.

    Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene algún tipo de actividad (Procesos), depende de los recursos humanos que participen durante la operación del proyecto. Durante esta etapa se identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo y se evalúa y determina todo lo necesario para llevarla a cabo.

Factibilidad Técnica.

    Se refiere a los recursos necesarios como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, etc., que son necesarios para efectuar las actividades o procesos que requiere el proyecto. Generalmente nos referimos a elementos tangibles (medibles). El proyecto debe considerar si los recursos técnicos actuales son suficientes o deben complementarse.

Factibilidad Económica.

    Se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los recursos básicos que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo de la realización y el costo de adquirir nuevos recursos.

    Generalmente la factibilidad económica es el elemento mas importante ya que a través de el se solventan las demás carencias de otros recursos, es lo mas difícil de conseguir y requiere de actividades adicionales cuando no se posee.

3.3 Presentación de un estudio de Factibilidad

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    Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del estudio:

• Requisitos Optimos.
• Requisitos Mínimos.

    El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia.

     El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.

    Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costo-beneficio.

Unidad IV

Planeación del Proyecto

4.1 Delimitación del Problema

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Proceso de Planeación de  Proyectos.

• Determinación de alcances y objetivos.
• Delimitacion del problema.
• Vision.
• Justificación.
• Metodología.
• Recursos.
• Objetivos.
• Equipos.
• Definición de etapas de desarrollo.
• Plan.
• Confirmar responsabilidades.
• Planeación y control.

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ( O DE NECESIDADES ).

    La delimitacion del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son importantes para el desempeño de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo.

    En la delimitacion del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro del área del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan dentro del problema identificado.

    El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos.

4.2  Objetivos

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Objetivo de la Justificación

    Proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas todos los elementos ( recursos, personal e ideas ) que son necesitados por el proyecto para su operación optima.

Objetivo del Proyecto

    Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a cabo para desarrollar el proyecto, constan de diversas etapas que tienen que ser completadas. Dentro de un proyecto puede haber uno o mas objetivos, los cuales pueden encontrarse en diferentes etapas del proyecto.

4.3 Definición de etapas de Desarrollo

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  Definición de etapas de Desarrollo

     La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la identificación y organización de todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la búsqueda de una meta u objetivo, estas etapas deben ser definidas en función de sus características e importancia que presenten.

    Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus características, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado. esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada mas importante dentro de un modo eficaz ( llegar al objetivo ).

    Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cad actividad que permitirá eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mínimo será asignado considerando los niveles mas bajos que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el resultado final.

Planeación y Control de Procesos

    Esta etapa se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y ordenar adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez poder aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son:

• Desglosar actividades generales.
• Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (más importantes).
• Conocer el detalle de cada sub-actividad.
• Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.
• Identificar formas de evaluarlas.
• Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).

Unidad V

Diseño del Proyecto

5.1 Diseño, justificación e integración

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• Diseño.
• Justificación.
• Integración.
• Pruebas y depuración.
• Análisis y resultados.

Otros pasos para el diseño son:

1.   Diseño inicial ( modelo ).

2.   Conocimiento del ambiente y la empresa.

3.   Arquitectura actual de sistemas y tecnología.

4.   Arquitectura de datos.

5.   Arquitectura de aplicaciones.

6.   Arquitectura de tecnología.

7.   Plan de implementación.

1.- Diseño Inicial ( Modelo ).

    Esta etapa implica el desarrollo de una idea conceptual y organizada tomando en cuenta todas las necesidades y requerimientos para formular un objetivo y las metas a cumplir. Se consideran 3 pasos durante esta etapa:

• Documentar la estructura de la organización.
• Identificar y definir funciones del negocio.
• Documentación del modelo inicial.

2.- Conocimiento del Ambiente y la  Empresa.

    Esta etapa se refiere a todos los pasos necesarios para adquirir el conocimiento sobre la organización, sus aspectos mas elementales, su funcionamiento y el ambiente y variables que lo integran, como entrevistas que representan el método mas directo y rápido para obtener información; este proceso se lleva a cabo con los siguientes pasos:

• Preparar  las entrevistas.
• Calendarizar.
• Ejecutar o aplicar.
• Guardar o almacenar datos.

3.- Arquitectura actual de Sistemas y Tecnología.

    Esta etapa representa la estructura general de los recursos que posee la organización para el diseño de un proyecto, se consideran los datos obtenidos en la etapa anterior para aplicarlos a la estructura actual y obtener un patrón que nos permita identificar deficiencias y ventajas actuales en la empresa.

4.- Arquitectura de Datos.

    Se refiere a los elementos de información que son manipulados y utilizados dentro de una empresa u organización. Estos elementos de información pueden ser automatizados, manuales o en base a documentos.

    El objetivo que se busca es recopilar y conocer toda la estructura de información necesitada por la empresa, los pasos que se siguen para conocer la arquitectura de los datos son los siguientes:

• Lista de datos (candidatos).
• Definición de datos, atributos y relaciones.
• Relacionar e identificar datos con el negocio.
• Diagramar flujos y relaciones de datos.

5.- Arquitectura de Aplicaciones.

    Se refiere a definir todas aquellas aplicaciones que mejor cumplan con las características y requerimiento de datos utilizados en una empresa. Su objetivo es minimizar el impacto que se presenta al incorporar nuevas aplicaciones o modificar alguna existente, para definir una arquitectura de aplicaciones se consideran los siguientes aspectos:

• Lista de aplicaciones candidatos.
• Definición de tipo de aplicación modelo.
• Definición de las aplicaciones candidato.
• Relacionar las aplicaciones con las funciones de la empresa.
• Analizar impacto de las aplicaciones.

6.- Arquitectura de Tecnología.

Se refiere a todos aquellos elementos tecnológicos que son necesarios para soportar o complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es definir un camino estándar para el uso de tecnología en las empresas, y que les permita definir las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen los siguientes pasos:

• Identificar plataformas y principios de tecnología.
• Definir tecnología distribución de los datos y aplicaciones.
• Relacionar tecnología distribución de los datos y aplicaciones.

7.- Plan de Implementación.

    Esta etapa recopila todos los aspectos anteriores para generar un plan de implementación que involucre a todos los aspectos que tengan relación con la empresa y el proyecto, también que permita definir una organización y calendarización de los esfuerzos y recursos necesarios, así como de los costos y beneficios resultantes. Los aspectos que considera son los siguientes:

• Secuencia de las aplicaciones.
• Estimación de esfuerzos, recursos y calendario.
• Estimación de costos y beneficios.
• Determinar factores de éxito.
• Hacer recomendaciones.

Unidad VI

Documentación del Proyecto

6.1 Manual Técnico y del Usuario

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    La documentación de proyectos es importante para identificar mas fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrán reconocer mas fácilmente las ventajas y desventajas, características y funcionalidades, funciones y ventajas, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes características:

• Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:

             Gerencial.

            Técnico.

             Usuario.

• Contemplar todos los aspectos del proyecto.
• Contar con objetivos fácil de detectar.
• Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.
• Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas).
• Contar con adecuada estructura.

Los documentos que componen una adecuada documentación de un proyecto deben ser los siguientes:

• Carpeta general o profesional.
• Carpeta gerencial o resumen ejecutivo.
• Carpeta técnica.
• Plan económico (factibilidad).

Carpeta Profesional.

    Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orígenes sobre las que nace el proyecto, además que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita.

    El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacion del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan información fácilmente en cualquier etapa del proyecto.

Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son:

• Definición del problema a resolver ( delimitar ).
• Definición clara de objetivo y metas.
• Áreas que involucra.
• Conocimiento de la organización.
• Planteamiento claro ( pasos ).
• Investigación.
• Propuestas claras.
• Plan de trabajo.
• Recursos.
• Calendarización.

    Este documento va dirigido hacia personas que van a estar relacionadas directamente con la implementacion del proyecto, por lo que su nivel se orienta hacia el uso y aplicaciones utilizadas para el definir el proyecto.

Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo.

    Este documento va dirigido hacia las personas de mas alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las que depende la decisión de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en términos ejecutivos. Su extensión no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos mas importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos gráficos y resúmenes que ayuden a identificar mas fácilmente las ideas propuestas.

Carpeta Técnica.

    Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional.

    Su extensión depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas técnicas en donde se describe en cada una las características de cada recurso.

Carpeta Económica ( Plan o Propuesta ).

    Este documento contiene información relacionada con el aspecto económico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar mas fácilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.

    Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan económico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan económico para implementar el proyecto ( la mas importante ). generalmente en esta carpeta se incorpora el estudio de factibilidad que permitirá a la empresa a evaluar la posibilidad de poner en marcha la realización del proyecto.

Bibliografía

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Burch, J., Strater F. (1991) Sistemas de Información, Teoría y Práctica. Ed.Grupo Noriega Editores. México

Lugano, P. (2011) Gestión de Proyectos. Material de clase de la asignatura Elaboración y Evaluación de Proyectos de la Maestría en Alta Gerencia de la Universidad UTE.

Schmelkes C. (1989) Manual para la Elaboración de Anteproyectos e Informes de Investigación. Ed. Harla, México

Van Delen D. y Meyer W. (1988) Manual de Técnicas de Investigación Social. Ed.Paidos Mexicana, S.A. México

Realizen algunos ejemplos de creatividad e innovación (por lo menos 4 en total) relacionados con el reciclo de materiales de construcción (en ambos casos aplicados a proyectos habitacionales o industriales). Expliquen la utilidad y las ventajas de estas innovaciones. Envíen su trabajo a mi correo (TRABAJO GRUPAL)